在日常的办公或者学习中，Office中的Word、Excel、PPT三件套算是每个人都必须使用的软件，然而大部分人却都没有系统的学习过里面的功能（包括我自己，脑子里面想起了第一次做标书排版时候的不堪回忆），还只停留在选择字体、调整字号、改变颜色这几个最基本的功能，实际上只要再学会几个常用的操作，就可以解决日常使用中百分之八九十的问题。

1、使用分页符分页

这是在做方案或者标书时，最常遇到的场景。你在某一个章节写完，希望从下一页重新开始编辑。大部分人的操作都是通过敲回车换行，直到光标跳转到下一页。

这时候如果上一章的内容发生了调整（例如删除或者增加了几行内容），后面所有内容的位置也会跟着发生变化，你也就不得不重新增加或者减少之前所敲的回车数量。

当你希望开始从新一页开始编辑时，不能使用回车，而应该插入分页符，快捷键Ctrl+回车。

插入分页符后，不论之前的内容如何改变，分页符之后的内容都会从新一页开始。

2、使用标尺调整内容位置

和上一个使用回车来开始新一页情况类似，当你想要从某一行的中间开始编辑时，大部分人的操作都是使用敲空格来实现，正确的方式不是敲一堆空格，而是使用Word标尺。

Word里面通过三个标尺来控制内容的位置，分别是

左边距：控制一段内容首行的起始位置。

左缩进：控制一段内容第二行开始的起始位置。

右边距：控制一段内容右侧的结束位置。

通过标尺加上文本对齐方式，就可以很方便的对内容的位置进行调整。

3、使用编号和多级列表

另一个最常见的场景可能就是标题的使用和编号的使用，大部分人的操作都是自己手动给标题和内容编序号，一旦内容有增减，就需要手动更新一遍，不但花费时间，而且很容易改错。

正确的方式，应该使用Word自带的编号和多级列表功能。

还可以使用自定义样式，到达自己想要的效果，实现序号自动刷新。（多级列表算是Word里面最复杂的功能之一，也是最常使用的功能，网上也有很多专门对其讲解的文章和视频，值得你重点花时间去学习它）

4、段落样式设置

选中某个段落，点击鼠标右键，点击段落，就可以对段落的样式进行快速设置。包括常用的首行缩进、段落间距、行距等最常用的属性。再配合格式刷和格式列表使用，就可以一次性修改所有内容的段落样式。

5、显示非打印字符

在开始菜单栏中，勾选下面这个符号，可以显示所有的非打印字符。

让自己查看文章中存在的标题符号、空格符号、分页符等，帮助自己进行分析样式，进行修改。

6、使用导航窗口

导航窗口是一个快捷目录，当文档内容很多时，通过导航窗口就可以快速定位到某个章节中。

7、查找和替换功能

导航窗口中只能显示目录内容，如果你需要查找某些特定的关键字时，就需要使用查找功能，并且还可以利用替换功能将其替换为其他内容。

8、使用搜索引擎

除了上面说到的几个常用功能，Word里面还有很多其他功能，并且绝大部分都可以在网上搜到使用方法。所以，如何能使用搜索引擎出找到它们，就是一项更重要的能力，我也在 谷歌一下，你就知道 中说明了几个搜索引擎的常用操作。

很多人每天的工作都是机械和重复性的，又因为任务太多，可能不知不觉中就会让自己陷入一种“低效勤奋陷阱”的状态中。由于缺乏时间，无法让自己提高生产力，由于生产力低，只能更加勤奋。在这种状态下，通过花时间来学习新技能，或是通过编程实现自动化等方式来提高自己的工作效率，才是脱离陷阱的好办法。

写这篇文章时，首先想到的就是自己大学时候Office考试不及格和通宵做标书的情景。对于需要经常使用的工具，花点时间系统的进行学习，实际上是在为自己以后节省更多的时间。由于人的习惯性和思维盲点，往往不会选择去做改变或是不知道如何改变。

这周有两件事让自己印象深刻。第一个是在做标书时需要把PDF文件转成图片加入到Word中，因为自己电脑中带的软件只能一页一页的导成图片，而网上的一些免费网站都会有转换次数和文件大小的限制，于是就去github上搜了一下，发现了一个简单实用的系统。

第二个是一个朋友临时需要一张一寸的证件照片，发了一张手机拍的生活照照片给我，请我P一张。于是我在手机上搜了一个APP和小程序来试用，很方便的就把生活照变成了证件照。

实际上，现在很多的需求在网上都会有相应的解决方案，需要的是搜索到它再学会使用它，而如果你是一个懂编程的人，那Github无疑更是一个大金矿。

数字化+开源将会在未来变得越来越重要，最大的问题是，开源之后如何商业化？或者是否需要商业化？